Постановление от 06.04.2015г. №631 «Об утверждении административного регламента «Выдача архивных справок, архивных выписок»

Администрация

муниципального образования Волосовский муниципальный район

Ленинградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от  06.04.2015 г. №631

Об утверждении административного регламента
предоставления муниципальной услуги

«Выдача архивных справок, архивных выписок

и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан,

предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации»

 

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в целях реализации плана перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде, утвержденного постановлением главы администрации Волосовского муниципального района Ленинградской области от 17.05.2010 г. № 1692, постановляю:

  1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» согласно приложению.
  2. Признать утратившим силу постановление администрации МО Волосовский муниципальный район Ленинградской области от 12. 11. 2014 г. № 3239 «Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».
  3. Опубликовать настоящее постановление в газете «Сельская новь» и разместить на официальном сайте администрации Волосовского муниципального района Ленинградской области в сети Интернет.
  4. Контроль за исполнением постановления возложить на начальника архивного отдела администрации Волосовского муниципального района Ленинградской области М. Н. Вишнякову.

Глава администрации                                                                                   В. В. Рыжков

 

 

 

УТВЕРЖДЕН

Постановлением администрации

Волосовского муниципального района

Ленинградской области

от 06.04.2015 г. №631

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок,

архивных выписок и копий архивных документов, связанных

с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное

обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии

с действующим законодательством Российской Федерации»

администрацией муниципального образования

Волосовский муниципальный район Ленинградской области

 

  1. Общие положения

 Наименование муниципальной услуги: «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» (далее – муниципальная услуга).

Муниципальную услугу предоставляет администрация муниципального образования Волосовский муниципальный район Ленинградской области (далее – Администрация).

Структурным подразделением, ответственными за предоставление муниципальной услуги, является архивный отдел Администрации (далее – Архивный отдел).

 1.1. Категории заявителей, имеющих право на предоставление муниципальной услуги

 В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:

  • граждане Российской Федерации;
  • граждане иностранных государств;
  • лица без гражданства;
  • организации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в настоящем пункте.

 1.2. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

 Формы запросов и образцы их заполнения размещаются:

  • в электронном виде в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации Ленинградской области на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области (далее – ПГУ ЛО);
  • на бумажных носителях на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела. Информационный стенд в Архивном отделе размещается по адресу ул. Краснофлотская дом 1, г. Волосово, Ленинградская область, 188410, 1-й этаж, кабинет № 11;
  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (далее – МФЦ);
  • на официальном сайте Администрации.

 1.2.1. Информация о местах нахождения и графике работы Администрации, ее структурных подразделений, а также о других

государственных и муниципальных органах и организациях, обращение в которые необходимо для предоставления муниципальной услуги

Место нахождения Администрации пл. Советов д. 3-а, г. Волосово, Ленинградская область, 188410
Место нахождения Архивного отдела ул. Краснофлотская д. 1, г. Волосово, Ленинградская область, 188410
Режим работы Понедельник – пятница с 800 до 1700, обеденный перерыв с 1200 до 1300
График приема посетителей Понедельник, вторник с 800 до 1700
Обеденный перерыв С 1200 до 1300

 Муниципальная услуга может быть предоставлена при обращении в МФЦ – при наличии соглашения о взаимодействии между государственным бюджетным учреждением Ленинградской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – ГБУ ЛО «МФЦ») и органом местного самоуправления. Предоставление муниципальной услуги в иных МФЦ осуществляется при наличии вступившего в силу соглашения о взаимодействии между ГБУ ЛО «МФЦ» и иным МФЦ. Заявители представляют документы в МФЦ путем личной подачи документов.

Информация о местах нахождения и графике работы, справочных телефонах и адресах электронной почты МФЦ приведена в приложении № 4.

Муниципальная услуга может быть предоставлена в электронном виде через функционал электронной приемной на ПГУ ЛО.

 1.2.2. Справочные телефоны Администрации и ее структурных подразделений, участвующих в предоставлении муниципальной услуги

 

Администрация Телефон: 8 (813-73) 21-157;

Факс: 8 (813-73) 21-025.Архивный отделТелефон: 8 (813-73) 23-063,

8 (813-73)24-341

 

 1.2.3. Адреса официального сайта администрации Волосовского муниципального района в сети Интернет, содержащего информацию о предоставлении муниципальной услуги, адреса электронной почты

 

Адрес электронной почты

Архивного отделаarhiv@vlsgov.ruАдрес ПГУ ЛО http://www.gu.lenobl.ruАдрес официального сайта Администрацииhttp://волосовскийрайон.рф или http://vlsgov.ru

Информация о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты, режиме работы Архивного отдела предоставляется

  • на ПГУ ЛО

— в разделе «Услуги», подразделе «По ситуациям», подразделе «Архивы»;

— в разделе «Услуги», подразделе «По категориям», подразделе «Пенсионное обеспечение», — в разделе «Ведомства», подразделе «Муниципальные» (страница «Волосовский муниципальный район – Волосовский муниципальный архив»);

  • в МФЦ.

 

1.2.4. Порядок получения заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги

 

Информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе ее предоставления, заявитель получает:

  • по телефону;
  • почтовой связью;
  • по электронной почте;
  • при личном обращении;
  • на официальном сайте Администрации;
  • на ПГУ ЛО;
  • при обращении в МФЦ.

При ответах на телефонные звонки работник, должностное лицо Архивного отдела подробно в вежливой форме информируют заявителя. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архивного отдела. Время консультирования по телефону не должно превышать 10 минут. В случае если работник, должностное лицо Архивного отдела не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, заявителю сообщается номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

Почтовой связью ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе. По электронной почте ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе.

Прием заявителей в Архивном отделе осуществляется:

  • начальником Архивного отдела;
  • специалистами Архивного отдела.

Время консультирования при личном обращении не должно превышать 15 минут.

1.2.5. Порядок, форма и место размещения информации, в том числе на стендах в местах предоставления муниципальной услуги, а также

в сети Интернет на официальном сайте

 

Оперативная информация об изменении порядка предоставления муниципальной услуги предоставляется по телефонам в Архивном отделе и Администрации и размещается:

  • в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации;
  • на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела;
  • в МФЦ.

 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

 

Наименование муниципальной услуги: «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».

Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, и его структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

Муниципальную услугу предоставляет Администрация. Структурным подразделением, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является Архивный отдел.

 2.1. Результат предоставления муниципальной услуги

 Результатом предоставления муниципальной услуги является:

  • архивная справка;
  • архивная выписка;
  • архивная копия;
  • справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;
  • письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа в предоставлении муниципальной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений;
  • письмо о направлении запроса в государственные и муниципальные архивы, органы, организации по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов с одновременным уведомлением заявителя о направлении запроса по принадлежности.

 2.2. Срок предоставления муниципальной услуги

 Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе.

В исключительных случаях начальник Архивного отдела продлевает срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок рассмотрения и направления поступивших в Архивный отдел запросов по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня их регистрации.

Отправка почтовой связью в адрес заявителя документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.1. административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» (далее – Административный регламент), осуществляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса в Архивном отделе.

Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.1. Административного регламента, в случае личного обращения заявителя за ответом также не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса в Архивном отделе.

 2.3. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

 Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

  • Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 04 августа 2014 года, № 31, ст. 4398);
  • Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 25 октября 2004 года, № 43, ст. 4169);
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, № 31, ч. 1, ст. 3448);
  • Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, № 31, ст. 4179);
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, № 3 (1 ч.), ст. 3451);
  • Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14 мая 2007 года, № 20);
  • Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 апреля 2012 года N 107 «Об утверждении Положения о федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (Российская газета, 18 мая 2012 года, № 112);
  • Постановление Правительства Ленинградской области от 30 сентября 2011 года N 310 «Об утверждении плана-графика перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме органами исполнительной власти Ленинградской области и органами местного самоуправления Ленинградской области, а также учреждениями Ленинградской области и муниципальными учреждениями» («Вестник Правительства Ленинградской области», N 94, 11 ноября 2011 года).
  • Федеральный закон от 11 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 11 апреля 2011 года, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880);
  • Постановление главы администрации Волосовского муниципального района Ленинградской области № 2107 от 25 июля 2008 года.

 2.4. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги

 Письменный запрос на русском языке в адрес Архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, в электронном виде через ПГУ ЛО, или заявление, составленное заявителем лично, в том числе в МФЦ (далее – запрос).

Форма запроса физического лица для получения архивной справки приведена в приложении № 1 к Административному регламенту.

Юридические лица направляют непосредственно в Архивный отдел запрос на русском языке, оформленный на официальном бланке организации и подписанный руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Форма запроса юридического лица приведена в приложении № 2 к Административному регламенту.

Юридические лица направляют в Архивный отдел запрос на русском языке, оформленный с помощью функционала автоматизированной информационной системы МФЦ или ПГУ ЛО и подписанный представителем юридического лица (в том числе на основании доверенности) через филиалы МФЦ или через ПГУ ЛО. Форма запроса юридического лица приведена в приложении № 2 к Административному регламенту.

В запросе указываются следующие сведения:

  • наименование организации, в которую направляется письменный запрос;
  • для граждан – фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя или лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии, имени, отчества либо одного из них, даты смены);
  • дата рождения заявителя или лица, на которое запрашивается документ;
  • адрес заявителя (почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса);
  • номер контактного телефона заявителя или его доверенного лица;
  • дата составления запроса.

 Для получения архивной информации:

  • об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения;
  • о стаже работы (службы), размере заработной платы – название, ведомственная подчиненность и адрес (местонахождение, в том числе название населенного пункта) организации, название структурного подразделения, в котором работал заявитель, время работы (службы), профессия, должность, для женщин указываются даты рождения детей в запрашиваемый период;
  • о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
  • об усыновлении – год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя (при наличии номер и дата правового акта об усыновлении, наименование органа, издавшего правовой акт);

Запрос подписывается заявителем лично, за исключением обращений по электронной почте.

Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов дополнительно представляется письменное разрешение (доверенность) гражданина и документ, удостоверяющий личность заявителя.

Документом, удостоверяющим личность заявителя, является:

  • для граждан Российской Федерации – паспорт гражданина Российской Федерации (в случае утраты паспорта может быть предъявлено временное удостоверение личности по форме № 2П), удостоверение личности или военный билет военнослужащего;
  • для иностранных граждан – паспорт иностранного гражданина;
  • для лица без гражданства – документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, вид на жительство лица без гражданства, разрешение на временное проживание.

Для истребования информации о стаже работы (службы), размере заработной платы заявитель вправе при наличии предоставить по собственной инициативе в Архивный отдел копию трудовой книжки.

Порядок представления документов заявителями:

  • почтовой связью запрос направляется заявителем в адрес Архивного отдела;
  • по электронной почте запрос направляется на электронный адрес Архивного отдела в сети Интернет;
  • в электронной форме через функционал электронной приемной на ПГУ ЛО;
  • при личном обращении в Архивный отдел запрос составляется заявителем и передается ответственному работнику Архивного отдела в комнате приема посетителей в соответствии с графиком приемных дней;
  • при личном обращении в МФЦ.

2.5. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

 При предоставлении муниципальной услуги Архивный отдел обязан принять для рассмотрения документы заявителя, отказ в приеме документов не допускается.

 2.6. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

 При подаче документов на личном приеме заявителю устно разъясняются основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основаниями для отказа в предоставлении услуги, в том числе исполнения запроса, переданного по электронной почте, являются:

  • отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса заявителя;
  • неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;
  • отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

 2.7. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

 Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

 2.8. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и в очереди на получение документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги в Архивном отделе, не должен превышать 15 минут; при получении результата – не более 15 минут.

 2.9. Сроки порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

 Запрос, поступивший в Архивный отдел, регистрируется в день поступления.

 2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения

запросов (заявлений) о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем

документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

 Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются формами запросов, письменными принадлежностями.

Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

На стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещаются следующие информационные материалы:

  • сведения о местонахождении, режиме работы, номерах телефонов и электронной почты Архивного отдела;
  • перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;
  • формы для составления запроса;
  • информация о сроках предоставления муниципальной услуги;
  • порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц и работников Архивного отдела;
  • основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

 2.11. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

 Доля случаев предоставления муниципальной услуги в установленные сроки.

Показатель определяется по формуле:

D ЗАП ср. = ЗАП ср. / ЗАП общ. x 100 процентов,

где:

ЗАП общ. – общее количество запросов, исполненных в течение года;

ЗАП ср. – количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки;

D ЗАП ср. – доля запросов, исполненных в установленные сроки.

Целевое значение показателя – 100%.

 Доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении муниципальной услуги.

Показатель определяется по формуле:

DЖ об. = Ж об. / ЗАП общ. x 100 процентов,

где:

ЗАП общ. – общее количество запросов, исполненных в течение года;

Ж об. – количество обоснованных жалоб на предоставление муниципальной услуги, поступивших в течение года;

DЖ об. – доля обоснованных жалоб.

Целевое значение показателя – 0%.

 2.12. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных

центрах и особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде

 2.12.1. Предоставление муниципальной услуги посредством МФЦ осуществляется в подразделениях ГБУ ЛО «МФЦ» при наличии вступившего в силу соглашения о взаимодействии между ГБУ ЛО «МФЦ» и органом местного самоуправления. Предоставление муниципальной услуги в иных МФЦ осуществляется при наличии вступившего в силу соглашения о взаимодействии между ГБУ ЛО «МФЦ» и иным МФЦ.

ГБУ ЛО «МФЦ» осуществляет:

  • взаимодействие с государственными органами, организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, предусматривающих выдачу архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
  • взаимодействие с органами местного самоуправления Ленинградской области, участвующими в предоставлении муниципальных услуг, предусматривающих выдачу архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
  • информирование граждан и организаций по вопросам предоставления муниципальных услуг;
  • прием и выдачу документов, необходимых для предоставления муниципальных услуг либо являющихся результатом предоставления муниципальных услуг;
  • обработку персональных данных, связанных с предоставлением муниципальных услуг.

 В случае подачи документов для получения услуги посредством МФЦ специалист МФЦ, осуществляющий прием документов, представленных для получения услуги, выполняет следующие действия:

  • определяет предмет обращения;
  • проводит проверку полномочий лица, подающего документы;
  • проводит проверку правильности заполнения запроса и соответствия представленных документов требованиям, указанным в пункте 2.4. Административного регламента;
  • осуществляет сканирование представленных документов, формирует электронное дело, все документы которого связываются единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю и виду обращения за муниципальной услугой;
  • заверяет электронное дело своей электронной подписью (далее – ЭП);
  • направляет в электронном виде (в составе пакетов электронных дел) в день обращения заявителя в МФЦ, на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного предоставления оригиналов документов) – в течение 3 рабочих дней со дня обращения заявителя МФЦ (посредством курьерской связи, с составлением описи передаваемых документов, с указанием даты, количества листов, фамилии, должности и подписанные уполномоченным специалистом МФЦ) запрос, копии документов и реестр документов для исполнения

— в случае если запрашивается архивная справка, необходимая для начисления пенсии, – в архивный отдел администрации муниципального района или городского округа по месту нахождения организации, в которой заявитель работал, учился и т. д. При этом если заявитель точно знает, в каком из архивов Ленинградской области находятся на хранении документы, содержащие необходимую информацию, специалист направляет документы указанному заявителем адресату;

— в случае если заявитель запрашивает информацию о проживании во Всеволожском, Ломоносовском пригородных районах Ленинградской области в период блокады Ленинграда – одновременно в ГКУ ЛОГАВ и соответствующий архивный отдел (Всеволожский или Ломоносовский);

— в случае если заявитель запрашивает информацию об опекунстве, попечительстве, усыновлении (удочерении) – в архивный отдел администрации муниципального района (городского округа), где принималось решение об опекунстве, попечительстве, усыновлении (удочерении);

— в случае если заявитель запрашивает информацию о прохождении обучения, образовании, о пребывании в детских учреждениях интернатского типа – в архивный отдел администрации муниципального района (городского округа) по месту нахождения организации, обучения, пребывания;

 Архивный отдел в течение 2 рабочих дней информирует по электронным каналам связи МФЦ о наличии или отсутствии документов для исполнения запроса в рамках предоставления муниципальной услуги;

В случае наличия документов в архивном отделе дальнейшее взаимодействие осуществляется между МФЦ и Архивным отделом.

В случае если при отсутствии документов в Архивном отделе последний располагает информацией о месте их хранении в действующей организации на территории Ленинградской области, Архивный отдел направляет имеющуюся у него информацию об адресе и контактных телефонах о данной организации в МФЦ для передачи заявителю.

В случае отсутствия документов в Архивном отделе для предоставления услуги и наличия информации о хранении документов в ином архивном отделе или ГКУ ЛОГАВ Архивный отдел направляет имеющуюся у него информацию о месте хранения документов в МФЦ для передачи заявителю. В дальнейшем заявитель повторно направляет запрос в соответствующий архивный отдел или ГКУ ЛОГАВ. Исполненние запроса в ГКУ ЛОГАВ осуществляется в рамках предоставления государственной услуги.

По окончании приема документов специалист МФЦ выдает заявителю расписку в приеме документов.

При обращении гражданина в орган местного самоуправления, предоставляющий муниципальную услугу, посредством МФЦ и при указании заявителем места получения ответа (результата предоставления муниципальной услуги) в МФЦ, специалист Архивного отдела, ответственный за подготовку ответа направляет в МФЦ документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, для их последующей передачи заявителю в срок не более одного рабочего дня со дня их регистрации в Администрации и не позднее двух рабочих дней до окончания срока предоставления муниципальной услуги.

Специалист МФЦ, ответственный за выдачу документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.1. Административного регламента и полученных от Архивного отдела, в день их получения сообщает заявителю о принятом решении по телефону (с записью даты и времени телефонного звонка), а также о возможности получения документов МФЦ, если иное не предусмотрено в разделе 2 Административного регламента.

 2.12.2. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

Деятельность ПГУ ЛО по организации предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Для получения муниципальной услуги через ПГУ ЛО заявителю необходимо предварительно пройти процесс регистрации в Единой системе идентификации и аутентификации (далее – ЕСИА).

Для подачи заявления через ПГУ ЛО заявитель должен выполнить следующие действия:

  • пройти идентификацию и аутентификацию в ЕСИА;
  • в личном кабинете на ПГУ ЛО через функционал «Получить услугу» выбрать услугу под названием «Муниципальная услуга «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации» (краткое название «Выдача из муниципальных архивов ЛО архивных справок, выписок и копий документов, связанных с социальной защитой граждан») заполнить в электронном виде заявление на оказание услуги;
  • приложить к заявлению отсканированные образы документов, необходимых для получения услуги;
  • направить пакет электронных документов в Архивный отдел посредством функционала ПГУ ЛО.

В результате направления пакета электронных документов посредством ПГУ ЛО в соответствии с требованиями автоматизированной информационной системой межведомственного электронного взаимодействия Ленинградской области (далее – АИС «Межвед ЛО») производится автоматическая регистрация поступившего пакета электронных документов и присвоение пакету уникального номера дела. Номер дела доступен заявителю в личном кабинете ПГУ ЛО.

При предоставлении муниципальной услуги через ПГУ ЛО специалист Архивного отдела выполняет следующие действия:

  • формирует пакет документов, поступивший через ПГУ ЛО, и передает ответственному специалисту Архивного отдела, наделенному в соответствии с должностным регламентом функциями по выполнению административной процедуры по приему заявлений и проверке документов, представленных для рассмотрения;
  • в случае необходимости связывается с заявителем по телефону для получения дополнительных сведений или уточняющих данных;
  • после рассмотрения документов и утверждения решения о предоставлении муниципальной услуги (отказе в предоставлении) и подготовки итоговых документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в п. 2.1. Административного регламента, заполняет предусмотренные в АИС «Межвед ЛО» формы о принятом решении и переводит дело в архив АИС «Межвед ЛО»;
  • уведомляет заявителя о принятом решении с помощью указанных в заявлении средств связи, затем направляет документ почтой либо выдает его при личном обращении заявителя.

В случае поступления всех документов, указанных в пункте 2.4. Административного регламента, и отвечающих требованиям, указанным в пункте 2.4 Административного регламента, в форме электронных документов (электронных образов документов), днем обращения за предоставлением муниципальной услуги считается дата регистрации приема документов на ПГУ ЛО.

 

  1. Информация об услугах, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

 Для получения муниципальной услуги получение услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не требуется.

  1. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

 Административные процедуры Архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги:

  • регистрация запросов и передача их на исполнение;
  • анализ тематики поступивших запросов;
  • направление запросов по принадлежности;
  • поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям;
  • направление и выдача ответов заявителям.

Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении № 3 к Административному регламенту.

 4.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение

 Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса в адрес Архивного отдела, в том числе по электронной почте, или запроса, составленного заявителем лично в Архивном отделе, либо через МФЦ, либо через ПГУ ЛО.

Должностным лицом в Архивном отделе, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела.

Запрос, переданный по электронной почте или в электронном виде через ПГУ ЛО, распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

В случае если заявитель обращается лично в Архивный отдел, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить запрос в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа.

В случае принятия решения об отказе в предоставлении услуги заявителю разъясняются причины отказа.

Запрос регистрируется работником Архивного отдела, уполномоченным осуществлять прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в Архивный отдел, сформированный комплект документов (в случае поступления документов в электронном виде) и передача дела на исполнение работнику, ответственному за исполнение запросов.

 4.2. Анализ тематики поступивших запросов

 Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение работнику Архивного отдела, ответственному за исполнение запросов.

Должностным лицом Архивного отдела, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела.

Работник Архивного отдела, ответственный за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступившего запроса с помощью справочно-поисковых средств.

Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его в Архивный отдел составляет не более 3 рабочих дней.

Результатом выполнения административной процедуры является принятие работником Архивного отдела, ответственным за исполнение запроса, решения:

  • о возможности исполнения запроса;
  • о направлении запроса по принадлежности;
  • об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
  • о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;
  • о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Критерием принятия решения о возможности исполнения запроса является наличие на хранении в Архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Критерием принятия решения о направлении запроса по принадлежности является наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на хранении в государственных или в муниципальных архивах, органах или организациях.

Критериями принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги является наличие оснований, указанных в пункте 2.6 Административного регламента.

Критерием принятия решения о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений является отсутствие в Архивном отделе на хранении архивных документов, а также отсутствие информации об их местонахождении.

Критерием принятия решения о подготовке справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, является наличие актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях архивных документов.

 4.3. Направление запросов по принадлежности

 Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение о направлении запроса по принадлежности.

Должностным лицом Архивного отдела, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела.

По итогам анализа тематики поступивших запросов работник Архивного отдела готовит сопроводительное письмо о направлении запроса в государственные и муниципальные архивы, органы и организации по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов.

В случае поступления запроса из МФЦ и необходимости переадресации запроса по принадлежности

— при наличии технической возможности работник Архивного отдела перенаправляет запрос по АИС «Межвед» по месту хранения в ГКУ ЛОГАВ или другой архивный отдел;

— в случае отсутствия технической возможности перенаправления запроса по каналам АИС «Межвед» Архивный отдел информирует МФЦ о месте нахождения документов для информирования заявителя.

Одновременно с подготовкой сопроводительного письма о направлении запроса в другие архивы, органы и организации работник Архивного отдела готовит уведомление или уведомляет устно (при личном обращении в Архивный отдел) заявителя о направлении запроса по принадлежности.

Срок исполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

Результатом административной процедуры является регистрация письма Архивного отдела о направлении запроса по принадлежности, уведомления в адрес заявителя и отправка запроса с сопроводительным письмом Архивного отдела в архивы, органы и организации по принадлежности, уведомления – в адрес заявителя.

 4.4. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям

 Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение работника Архивного отдела о возможности исполнения запроса.

Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела.

Поиск архивных документов осуществляется работниками Архивного отдела с помощью справочно-поисковых средств.

После выявления необходимых архивных документов на их основе ответственным работником Архивного отдела составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся архивные копии.

Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Администрации.

Архивная справка оформляется на бланке Администрации, подписываются уполномоченным должностным лицом, заверяется печатью Администрации.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью уполномоченного должностного лица и печатью Администрации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью Администрации и подписью уполномоченного должностного лица.

Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

 4.5. Направление и выдача ответов заявителям

 Основанием для начала выполнения административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатами предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 2.1. Административного регламента.

Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры в Архивном отделе, является начальник Архивного отдела.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений высылаются почтовой связью простым письмом в адрес заявителя в случае обращения заявителя в Архивный отдел по почте или выдаются заявителю на руки в случае личного обращения (в том числе через МФЦ), в случае подачи заявления через ПГУ ЛО заявителя также уведомляют через функционал личного кабинета либо способом, указанным в заявлении.

Срок отправки ответов заявителям по почте составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной копии, архивной выписки, справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений в случае личного обращения заявителя в Архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу – при предъявлении письменного разрешения гражданина (доверенности). Получатель расписывается в карточке регистрации и учета исполнения запроса, указывая дату получения.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения. Письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений на запрос, поступивший по электронной почте, направляется по электронной почте.

Результатами выполнения административной процедуры являются

  • регистрация и отправка почтовой связью в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки, архивной копии или письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений, или справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;
  • регистрация и выдача заявителю под расписку при личном обращении архивной справки, архивной выписки или архивной копии, письма с объяснением причин отказа либо об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения

5.Формы контроля за исполнением Административного регламента

 5.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами,

муниципальными служащими положений Административного регламента и принятием решений ответственными должностными

лицами, муниципальными служащими

 Начальник Архивного осуществляет текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения работниками Архивного отдела Административного регламента.

 5.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

 Администрация осуществляет контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги Архивным отделом.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (проводиться по конкретному обращению заявителя). О проведении проверки издается распоряжение Администрации.

 5.3. Ответственность муниципальных служащих и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые

(осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

 В случае выявления нарушений прав заявителей при принятии решений, при совершении действий (бездействии) должностными лицами Архивного отдела, должностные лица Архивного отдела несут ответственность в соответствии с законодательством.

 5.4. Положения характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе

со стороны граждан, их объединений и организаций

 Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.

Контроль со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется посредством направления предложений и замечаний в Администрацию и Архивный отдел по почте, в том числе электронной. Предложения и замечания также высказываются на личном приеме у начальника Архивного отдела.

Контроль соблюдения специалистами МФЦ последовательности действий, определенных административными процедурами, осуществляется директором МФЦ.

6. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную

услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) Архивным отделом, должностными лицами Архивного отдела, в ходе предоставления муниципальной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможности обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:

  • нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;
  • нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области для предоставления муниципальной услуги;
  • отказ в приеме документов у заявителя, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области для предоставления муниципальной услуги;
  • отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области;
  • затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области;
  • отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

  6.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

 Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решение, действие (бездействие) Архивного отдела, должностных лиц Архивного отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

Жалоба подается в Архивный отдел, Администрацию.

 6.2. Основание для начала процедуры досудебного (внесудебного)обжалования

 Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача заявителем жалобы в соответствии с требованиями части 5 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если указанные информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

 6.3. Должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Жалоба подается:

  • главе Администрации;
  • начальнику Архивного отдела.

6.4. Сроки рассмотрения жалоб

 Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Архивного отдела, должностного лица Архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

Жалоба на решение, принятое начальником Архивного отдела, рассматривается в течение 15 дней со дня ее регистрации.

 6.5. Исчерпывающий перечень случаев, в которых ответ на жалобу не дается

 Случаев, при которых ответ на жалобу не дается, законодательством не предусмотрено.

 6.6. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

 По результатам рассмотрения жалобы орган (организация), предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

  • удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом (организацией), предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ленинградской области, а также в иных формах;
  • отказывает в удовлетворении жалобы.

Приложение 1 к регламенту;

Приложение 2 к регламенту;

Приложение 3 к регламенту;

Приложение 4 к регламенту

Ой, что-то сломалось